Istotą audytu wewnętrznego nie jest tylko wyszukanie błędów, ale sprawdzenie, czy różnego rodzaju procesy w Twojej firmie przebiegają zgodnie z założeniami, czy poszczególne działy wystarczająco ograniczają ryzyka, czy jakieś procedury wymagają zmian. Zlecając przeprowadzenie dobrze zaplanowanego audytu, zarząd może zyskać bezcenną wiedzę, dzięki której podejmie szereg kluczowych decyzji, aby uporządkować procesy, skuteczniej ograniczać straty, a przy tym jeszcze lepiej zadbać o szeroko pojęte bezpieczeństwo.
Z tego artykułu dowiesz się:
Pojęcia warte zapamiętania
- Audyt wewnętrzny — niezależna, obiektywna ocena procesów, kontroli, zarządzania ryzykiem i sposobu działania organizacji.
- Ryzyko — możliwość wystąpienia zdarzenia, które może utrudnić osiągnięcie celów firmy lub narazić ją na stratę.
- Kontrola wewnętrzna — procedury i działania mające zapobiegać błędom, wykrywać je lub ograniczać ich skutki.
- Rekomendacja poaudytowa — konkretne zalecenie zmiany, którego wdrożenie ma usunąć nieprawidłowość, ograniczyć ryzyka albo usprawnić proces.
Po co przeprowadza się audyt wewnętrzny?
Wraz z rozwojem firmy naturalnie rośnie ilość procesów i ich elementów bardziej podatnych na różnego typu błędy. Audyt pozwala spojrzeć na działalność z dystansu i ocenić, czy zadania są wykonywane prawidłowo oraz czy przyjęty sposób działania nadal ma sens. Zakres audytu nie musi ograniczać się do procesów operacyjnych, ale w zależności od potrzeb firmy może obejmować również obszar finansowy, w tym analizę sposobu sporządzania sprawozdań finansowych.
Audyt różni się od kontroli. Kontrola sprawdza konkretne działanie lub dokument, natomiast audyt szerzej ocenia skuteczność procesów, kontroli i zarządzania ryzykiem. Wynikiem powinno być nie tylko wskazanie problemu, ale również propozycja rozwiązania. W audycie mogą się ujawnić na przykład dublujące zadania, brak odpowiedzialności, nieaktualne procedury, niewystarczające kontrole czy pomijane ryzyka. Pozwala też potwierdzić, że określone rozwiązania faktycznie działają, a tym samym stanowią podstawę docenienia poszczególnych pracowników, którzy wprowadzili pewne zmiany.
Jak przygotować firmę do audytu?
Najpierw określ cel. Zastanów się, dlaczego audyt jest potrzebny właśnie teraz, np. czy firma szybko rośnie, zmieniła strukturę, wdrożyła nowy system, rozpoczęła działalność w nowym obszarze, miała incydent albo chce ograniczyć konkretne ryzyko. Następnie ustal zakres, osoby odpowiedzialne, harmonogram i kryteria oceny. Przygotuj procedury, schematy procesów, zakresy odpowiedzialności, raporty, dane oraz informacje o wcześniejszych audytach i działaniach naprawczych. Spotkanie z osobami odpowiedzialnymi za badany obszar pozwoli ustalić, jak proces wygląda w praktyce, gdzie występują wyjątki albo co wymaga szczególnej uwagi.
Audyt opiera się na dowodach, a audytor może zadawać pytania, obserwować proces, analizować dokumenty i dane oraz odtwarzać wybrane działania. Uporządkuj materiały i zapewnij dostęp do osób znających badany obszar. Bardzo ważna jest też niezależność audytora. Osoba badająca proces nie powinna oceniać własnej pracy. Przeprowadzenie audytu należy zlecić odpowiednio przygotowanemu pracownikowi niezależnemu od badanego przez siebie obszaru albo zewnętrznemu specjaliście.
Jeżeli nie chcesz tworzyć własnego zespołu audytowego, możesz powierzyć to zadanie zewnętrznym specjalistom. W ABC GO zaproponujemy Ci outsourcing usług audytu i kontroli, dopasowany do potrzeb Twojej firmy.
Co dzieje się po audycie?
Największa wartość audytu pojawia się wtedy, gdy zalecenia i rekomendacje przeradzają się w konkretne zmiany oraz działania. Dla każdego istotnego problemu określ sposób jego usunięcia, osobę odpowiedzialną i termin. Następnie sprawdzaj efekty wdrożenia. Audyt wcale nie musi oznaczać szukania winnych i nie jest polowaniem na czarownice — nie chodzi o rozliczanie z błędów czy szukanie przysłowiowych haków na pracowników, ale o usprawnienie procesów, aby podobne błędy się już nie pojawiały. Rolą audytora jest dostarczenie zarządowi rzetelnej informacji o działaniu organizacji i miejscach, w których można ograniczyć ryzyko, wyeliminować straty oraz zwiększyć wykorzystanie potencjału.
FAQ
1. Czy audyt wewnętrzny jest obowiązkowy?
Nie każda firma ma ustawowy obowiązek przeprowadzania audytów, dlatego warto oceniać jego potrzebę przez pryzmat skali, ryzyka i działalności.
2. Jak często warto przeprowadzać audyt?
Częstotliwość zależy od poziomu ryzyka, zmian w firmie oraz wyników wcześniejszych audytów. W niektórych firmach warto powtarzać audyt co roku, a w innych wystarczy raz na 2-3 lata.
3. Czy audyt oznacza kontrolę całej firmy?
Może, ale nie musi. Możesz objąć badaniem jeden proces, dział, system albo obszar ryzyka.
4. Czy audytor może pochodzić spoza firmy?
Tak, zewnętrzny ekspert zapewnia niezależną perspektywę i specjalistyczną wiedzę.
5. Co firma zyskuje dzięki audytowi?
Otrzymujesz ocenę procesów, wskazanie ryzyk oraz kierunki działań naprawczych — konkretne rekomendacje, projekty nowych standardów itp.
Lista zadań przed, w trakcie i po audycie
O tym pamiętaj, planując przeprowadzenie audytu wewnętrznego:
✅określ cel i zakres audytu,
✅wskaż najważniejsze ryzyka oraz procesy wymagające prześwietlenia,
✅przeanalizuj wcześniejsze audyty i rekomendacje, zweryfikuj skuteczność wdrożenia zaleceń,
✅przygotuj procedury, dane i dokumentację,
✅ustal osoby odpowiedzialne za kontakt z audytorem,
✅zaplanuj harmonogram i dostęp do informacji,
✅zadbaj o niezależność audytora,
✅ustal sposób dokumentowania ustaleń,
✅przypisz rekomendacje osobom i terminom,
✅monitoruj wdrożenie zaleceń.
Biuro rachunkowe: Wrocław, Gdańsk i inne miasta
Jeśli potrzebujesz niezależnej oceny procesów albo chcesz sprawdzić prawidłowość przygotowywania sprawozdań finansowych, możemy zaproponować Ci outsourcing audytu i kontroli. ABC GO współpracuje z biegłymi rewidentami i dobiera zakres wsparcia do specyfiki oraz potrzeb firmy. Jeżeli obecna księgowość w firmie produkcyjnej lub innym przedsiębiorstwie nie działa tak, jak powinna, możemy zaproponować współpracę z naszym profesjonalnym biurem rachunkowym na podstawie outsourcingu księgowości. W trybie online obsługujemy firmy z Gdańska, Krakowa, Lublina, Wrocławia, Łodzi, Warszawy i nie tylko. Zapraszamy do kontaktu!
