Prowadzisz małą firmę usługową z dojazdem do klientów i stale potrzebujesz mieć dostęp do firmowych dokumentów? A może pracujesz w korporacji, której oddziały rozsiane są po wielu miastach, co znacząco utrudnia tradycyjny obieg dokumentów? Wciąż nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, jakim ułatwieniem na wielu płaszczyznach jest obieg elektroniczny. Dlaczego zatem warto tę kwestię oddać w ręce specjalistów z ABC GO?
Możliwości elektronicznego obiegu dokumentów
Specjalnie zaprojektowany program komputerowy pozwala w pełni wyeliminować tradycyjny, papierowy obieg dokumentów, co wiąże się z szeregiem korzyści dla przedsiębiorstwa. Dzięki modułowości aplikacji istnieje możliwość indywidualnego projektowania i dostosowania obiegów na przykład do faktur, umów, zamówień oraz wielu innych formularzy. W zależności od potrzeb firmy oprogramowanie może być rozbudowane o moduły poświęcone płatnościom, e-fakturom, księgowości, zamówieniom, archiwum dokumentów i nie tylko. Istotne funkcje dotyczą także akceptacji dokumentów na poszczególnych etapach, ale też wglądu w historię edycji każdego arkusza.
Korzyści z wykorzystywania elektronicznego obiegu dokumentów
Na wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów Twoja firma może wyłącznie zyskać. Stanie się tak z wielu powodów, takich jak:
- zdalny dostęp do dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze – a nie tylko w godzinach pracy biura w firmowym segregatorze,
- o wiele krótszy czas potrzebny do zaksięgowania faktur,
- możliwość wyeliminowania błędów wynikających z czynnika ludzkiego – system pozwala ograniczyć pomyłki w dokumentach,
- maksymalne bezpieczeństwo danych w dokumentach,
- możliwość stałej kontroli dokumentów,
- przyspieszenie komunikacji pomiędzy poszczególnymi stanowiskami, działami, oddziałami,
- sprawna komunikacja na linii firma-biuro rachunkowe,
- oszczędność czasu potrzebnego na poszczególne procesy,
- oszczędność zasobów – brak konieczności zakupu setek ryz papieru do drukarek,
- możliwość pracy zdalnej z dowolnych lokalizacji w Polsce,
- dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu, bez ryzyka, że dojdzie do zagubienia faktury, potwierdzenia przelewu czy umowy,
- płynność pracy bez przestojów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami,
- dostęp do aktualnego statusu każdego dokumentu,
- kwalifikowanie dokumentów (VAT i CIT),
- eksport dokumentów do plików o wymaganych formatach,
- brak papierowych protokołów – zamiast tego ewidencja faktur w formie cyfrowej,
- ochrona środowiska dzięki ograniczeniu zużycia papieru.
Chcesz skorzystać z outsourcingu elektronicznego obiegu dokumentów, by usprawnić księgowość w swojej firmie? A może potrzebujesz fachowego doradztwa podatkowego lub w zakresie finansów i rachunkowości? Zapraszamy do kontaktu online z biurem księgowym ABC GO z oddziałami w Lublinie, Gdańsku, Warszawie oraz Wrocławiu.
