Na każdym przedsiębiorcy spoczywa obowiązek przechowywanie dokumentacji firmowej dotyczącej zatrudnionych pracowników oraz szeroko pojętej księgowości. Bardzo ważna jest jednak wiedza związana z tym, jak długo należy archiwizować poszczególne typy dokumentów, aby uniknąć sytuacji, w której do niszczarki trafi potrzebne sprawozdanie czy umowa, ale też, aby niepotrzebnie nie składować setek teczek albo segregatorów. Jak długo zatem firma musi przechowywać księgi przychodów i rozchodów, faktury, ewidencje, akta osobowe itp.?
Dokumenty, które przedsiębiorca musi przechowywać przez 5 lat
Dość znaczący odsetek typów dokumentów zgodnie z przepisami przechowywać należy przez okres co najmniej 5 lat. To między innymi:
- sprawozdania finansowe oraz inne sprawozdania,
- źródłowe dokumenty księgowe – faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, ewidencje sprzedaży, księga przychodów i rozchodów, rejestry zakupów oraz sprzedaży VAT itp.,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- dokumenty związane ze środkami trwałymi,
- kopie dokumentów, które przekazano do ZUS po dniu 1.01.2012.
Przez jak długi okres należy przechowywać inne rodzaje dokumentów firmowych?
Dla poszczególnych typów dokumentów ustawodawca przewidział wymagany okres przechowywania, w tym między innymi:
- dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej można zniszczyć po dniu, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy,
- dokumenty dot. rękojmi i reklamacji zniszczyć można po roku od terminu upływu rękojmi czy po rozliczeniu reklamacji,
- kopie dokumentów przekazanych do ZUS przed dniem 1.01.2012 należy przechowywać przez 10 lat,
- umowy pracownicze podpisane po dniu 1.01.2019 przechowywać należy przez 10 lat od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym wygasł stosunek pracy,
- umowy pracownicze podpisane przed dniem 1.01.2019 przechowywać należy przez 50 lat od dnia zakończenia pracy.
Przepisy dotyczące przechowywania firmowej, księgowej i pracowniczej dokumentacji mogą wydawać się zawiłe. Z tego względu, zanim zdecydujesz się uruchomić niszczarkę, skonsultuj się z doradcą z biura rachunkowego ABC GO. Współpracę w zakresie księgowości, finansów i rachunkowości, doradztwa podatkowego, jak również outsourcingu kadr i płac oferujemy przedsiębiorcom z Warszawy, Wrocławia, Gdańska, Lublina oraz innych polskich miast. Zapraszamy!
