W zależności od branży jednym z obowiązków pracowniczych jest wyjazd służbowy, czyli delegacja poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy – na terenie kraju lub poza jego granicami. Taka podróż realizowana jest na polecenie pracodawcy, a jej zasady powinny być zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi. W poleceniu wyjazdu (opracowanym najlepiej w formie pisemnej) zawarte muszą być najważniejsze informacje takie jak miejsce i cel podróży oraz termin i czas trwania delegacji.
Delegacje krajowe i zagraniczne
Każdemu pracownikowi odbywającemu wyjazd służbowy przysługują pewne należności związane z pokryciem kosztów delegacji. Kwestie te uregulowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku. Z tytułu podróży zagranicznej lub krajowej odbywanej w ustalonym przez pracodawcę miejscu i terminie, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów – np. przejazdów, noclegów czy innych udokumentowanych wydatków określonych w poleceniu wyjazdu.
Rozliczanie delegacji krajowej
Podczas podróży służbowej na terenie kraju, stawka na pokrycie kosztów wyżywienia wynosi 30 zł. Kwota zależna jest jednak od czasu trwania wyjazdu.
Wysokość diety za podróż krajową trwającą krócej niż dobę:
- od 8 do 12 godzin – połowa diety krajowej,
- ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety za podróż krajową trwającą dłużej niż dobę:
- do 8 godzin – połowa diety krajowej,
- ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
W przypadku, kiedy pracownik miał zapewnione częściowe wyżywienie, dieta może zostać pomniejszona:
- śniadanie – dieta obniżona o 25%,
- obiad – dieta obniżona o 50%,
- kolacja – dieta obniżona o 25%.
Ryczałt za nocleg
Treść rozporządzenia mówi również o zwrocie kosztów podczas podróży krajowej za nocleg w hotelu czy innym obiekcie noclegowym. Usługa musi być jednak potwierdzona fakturą lub rachunkiem. Pracownik bez zapewnionego noclegu, który nie okazał rachunku, może ubiegać się o zwrot kosztów w wysokości 150% wartości diety, czyli 45 PLN. Jeśli chodzi o podróż zagraniczną, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa oraz limitu określonego w rozporządzeniu.
Profesjonalne biuro księgowe ABC GO – pełna księgowość, porady i usługi kadrowe
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych? Serdecznie zapraszamy do kontaktu!
