Wydatki ponoszone na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów:
– zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ust. 1.
– zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jako koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.16 ust. 1.
Studia, kursy, szkolenia i inne formy dokształcania i podwyższania kwalifikacji zawodowych oraz kończące je egzaminy muszą mieć ścisły związek z zakresem obowiązków pracownika wynikającym ze stosunku pracy oraz charakterem działalności pracodawcy. Umiejętności jakie pracownik nabędzie w trakcie szkolenia mogą jednak wpłynąć na dochody firmy dopiero w przyszłości np. w związku z planowanym rozszerzeniem jej działalności bądź powierzeniem pracownikowi innych bądź dodatkowych zadań. Jeżeli więc pracodawca umie wykazać ten związek, wówczas może uznać ponoszone koszty jako koszty podatkowe firmy, mając świadomość, że urzędy podatkowe mogą wnikliwie sprawdzać przydatność szkoleń oraz związek przyczynowo – skutkowy poniesionych wydatków z przychodami firmy. Nie są zakwalifikowane do kosztów podatkowych wydatki służące wyłącznie podnoszeniu wiedzy osobistej, bez wpływu na prowadzoną działalność firmy. Interpretacja organów podatkowych w tym zakresie zmienia się i np. kursy prawa jazdy kat. B dla pracowników, którzy w ramach obowiązków służbowych wyjeżdżają poza siedzibę przedsiębiorstwa, zostały już uznane za kwalifikujące się do kosztów podatkowych (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 czerwca 2012 r., sygn. ITPB1/415-274b/12/PSZ).
Nie zawsze też tematyka szkolenia ma bezpośredni związek z zakresem działalności firmy, ale z racji na jej uniwersalność ma wpływ na ogólną wiedzę pracownika, jego motywację do wydajniejszej pracy, lepsze zaangażowanie w działalność firmy. Gdy trudno jest o jednoznaczne rozstrzygnięcie, czy poniesione koszty można zakwalifikować jako koszty podatkowe, zalecane jest uzyskanie indywidualnej interpretacji w celu uniknięcia ewentualnych problemów w trakcie kontroli skarbowej.
Kosztami podatkowymi są zarówno koszty samego szkolenia zawodowego, kursu językowego, kursu nauki jazdy itp., jak i związane z uczestnictwem w nich koszty zakwaterowania i wyżywienia uczestników – jeżeli szkolenie czy kurs odbywają się poza miejscem zamieszkania bądź zwyczajowe posiłki (catering) podczas szkolenia stacjonarnego. Nie są jednak uznawane koszty związane z oprawą artystyczną wydarzenia, rozrywkami w czasie wolnym itp.
