Zmiana siedziby spółki/fundacji wiąże się z koniecznością dokonania aktualizacji danych w KRS nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia tzn. od podjęcia odpowiedniej uchwały i zmiany umowy spółki lub uchwały o zmianie statutu. Termin ten nie wiąże się z fizycznym przeniesieniem siedziby organizacji pod nowy adres.
Wniosek aktualizacyjny na formularzu KRS-Z20 składany jest w wydziale KRS, w którym organizacja jest obecnie zarejestrowana, a jeśli jej nowa siedziba podlegać będzie pod inny wydział sądu rejestrowego, decyzję otrzyma bezpośrednio z tego nowego wydziału.
Zmiana aktualizacyjna dotycząca nowego adresu powinna być również zgłoszona do innych urzędów – do ZUS, GUS, US. Podmioty, które mają zarejestrowaną działalność gospodarczą, wraz ze zgłoszeniem aktualizacyjnym do KRS składają formularze aktualizacyjne:
– NIP-2 do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego,
– RG-1 do GUS
– KRS ZPA do ZUS
oraz dokument potwierdzający uprawnienia organizacji do użytkowania nowej siedziby.
Sąd po zarejestrowaniu zmiany w KRS prześle dokumenty do w/w urzędów.
Organizacje nie prowadzące działalności gospodarczej o dokonaniu zmiany siedziby muszą zawiadomić powyższe urzędy w trybie indywidualnym.
Poza wypełnieniem tych obowiązków organizacja musi oczywiście zadbać o powiadomienie o zmianie adresu banki, dostawców mediów i innych usług, poczty, partnerów handlowych itp. Musi też uaktualnić adres uwidoczniony na swoich stronach internetowych oraz innych z wykazem organizacji itp. Na pewien czas dobrze też będzie wykupić usługę przekierowania korespondencji ze starego na nowy adres, jeśli już fizycznie organizacja zmieniła siedzibę.
