Raport kasowy jest to dowód księgowy, który odzwierciedla stan gotówki znajdującej się w kasie. Jest dokumentem, w którym wpisuje się chronologicznie wszystkie wpłaty środków pieniężnych do kasy oraz ich wypłaty z kasy, dokonane w danym dniu na podstawie dokumentów źródłowych lub dowodów zastępczych. Dokumenty źródłowe to m.in. faktury, rachunki, listy płac, rozliczenia delegacji, dowody dokumentujące pobranie gotówki z banku w celu zasilenia kasy. Dowody zastępcze to dowody wpłaty do kasy (KP) i wypłaty z kasy (KW). Częstotliwość sporządzania raportu kasowego określana jest w instrukcji kasowej firmy. Z reguły – każdego dnia, ale może być też okres dłuższy np. tydzień bądź miesiąc w zależności od liczby operacji kasowych. Dokumentację kasową przechowuje się przez 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Prawidłowo sporządzony raport kasowy powinien zawierać:
– oznaczenie firmy np. pieczątkę firmową,
– oznaczenie kasy,
– numer raportu kasowego z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego,
– określenie okresu za jaki sporządzono raport zgodnie z instrukcją kasową,
– wyszczególnienie wszystkich operacji gotówkowych (treść, symbol i numer dowodu źródłowego, data, oznaczenie osoby pobierającej/wypłacającej środki pieniężne)
– numer konta przeciwstawnego, na które odnoszone są operacje ujęte w raporcie kasowym,
– wyliczenie obrotów przychodowych i rozchodowych,
– stan początkowy i końcowy kasy,
– liczbę załączników (wszystkie dokumenty źródłowe i zastępcze),
– podpis kasjera,
– datę sporządzenia raportu kasowego,
– datę zatwierdzenia raportu.
